DocumentDB, Content Management systeem

Invoer van elementen en documenten

DocumentDB is gebaseerd op XML en beschikt over een gebruikersvriendelijke on-line XML editor. Hierbij is het mogelijk dat meerdere mensen werken aan dezelfde documenten.

Voor het schrijven van teksten en het onderhouden van de documenten, is geen kennis van XML nodig.

Documenten kunnen zowel on-line als off-line worden gemaakt en aangepast, door het inchecken en uitchecken van de elementen. Off-line kunnen verschillende XML-editors worden gebruikt zoals bijvoorbeeld Adobe FrameMaker, Adobe InDesign, MS Office 2003, XML-Spy.

Samenstellen boeken

Via een boomstructuur kunnen boeken worden opgebouwd uit documenten of elementen.

Hergebruik van elementen in diverse publicaties kan eenvoudig worden gerealiseerd, door de elementen te selecteren in een boomstructuur en door boeken en publicaties samen te stellen.

De teksten die in meerdere publicaties worden gebruikt, worden slechts op één plaats onderhouden.

Hergebruik van teksten is van belang voor verschillende documenten, enkele voorbeelden hiervan zijn:

• Cursusboeken die voor verschillende doelgroepen worden gemaakt met tekst wijzigingen of andere plaatjes
• Handleidingen en technische documentatie
• Klant specifieke handleidingen.

Verschillende versies van een document kunnen worden bijgehouden

In DocumentDB is versiebeheer beschikbaar. Verschillende versies van een document kunnen toegankelijk zijn. Tevens is het mogelijk de status van een document bij te houden.

Boeken kunnen volledig automatisch worden samengesteld

Aan de hand van kenmerken die zijn opgeslagen in de database kunnen automatisch boeken worden geproduceerd met documenten die dynamisch zijn opgesteld.

Documenten kunnen in verschillende talen worden onderhouden

Invoer van vertalingen kan on-line worden gedaan. Koppeling met vertaalgeheugens is eveneens mogelijk.

Personalisatie

Verschillende soorten gebruikers kunnen diverse werkzaamheden uitvoeren.

Gebruikers kunnen worden definieerd met rollen en de bijbehorende taken zoals:

• Beheer van het Content Management Systeem
• Schrijven en onderhouden van teksten
• Proofreaden en corrigeren van documenten
• Publiceren van boeken en voorbereiden print of drukwerk.

Documenten worden beveiligd door het beschikbaar maken van elementen voor bepaalde gebruikersgroepen. Hiervoor worden gegevens in de database opgenomen, zoals:

• Autorisatiegroepen, verschillende gebruikersgroepen met toegangsrechten tot bepaalde elementen kunnen worden onderscheiden
• Gebruikersprofielen met toegang tot verschillende functionaliteiten van het systeem.

Enkele eigenschappen van DocumentDB zijn:

• Er wordt gebruik gemaakt van Internet technologie voor het invoeren, onderhouden en distribueren van documenten
• Boeken kunnen worden samengesteld
• Hergebruik van documenten
• Mogelijkheden voor het opzetten van verschillende workflows
• Versiebeheer
• Import van XML, MSWord, InDesign, FrameMaker
• Printing on demand mogelijkheden
• Export naar PDF, XML, InDesign, FrameMaker, XSL-FO support
• Export van eBooks in ePub formaat, eventueel met mogelijkheden voor het beheer van rechten
• Documenten kunnen worden beveilligd tegen niet geautoriseerde gebruikers.

Voordelen van DocumentDB zijn:

• Hergebruik van documenten en efficient onderhoud
• Functies voor boeksamenstelling en boekproduktie
• Documenten worden toegankelijk gemaakt via het Internet
• Automatische opmaak en PDF produktie
• Gebruikers kunnen tegelijkertijd werken aan verschillende delen van een document
• Uitgebreide faciliteiten voor proofreading en correcties
• Het systeem is zeer gebruiksvriendelijk
• Er wordt gewerkt met standaards zoals XML
• Opmaak kan worden gerealiseerd met Adobe software zoals InDesign en FrameMaker
• Verschillende uitvoervormen kunnen worden geproduceerd, bijvoorbeeld voor publikatie op internet en geprinte of gedrukte vorm
• Export van EBooks mogelijk in ePub formaat
• Het systeem is bewezen technologie en wordt reeds bij een groot aantal organisaties gebruikt
• Specifieke wensen kunnen worden geimplementeerd.

DocumentDB is beschikbaar voor:

• Windows server systemen
• Servers met open source software Ubuntu.

DocumentDB maakt gebruik van open standaarden zoals XML, Ubuntu en XSL-FO.